Secrete din contabilitate pe care contabilul tau s-ar putea sa nu le stie

Multi dintre cei implicati in finantele afacerilor de dimensiuni mici si chiar medii nu sunt contabili de fapt. Acestia pot fi manageri de birou, asistenti administrativi si receptioneri, cu suficiente sarcini pe care sa le gestioneze ca sa se mai poata ocupa si de conturile afacerii.

In mod ideal, ei au cunostinte de lucru despre software-ul de contabilitate, astfel incat nu necesita nici o pregatire suplimentara. Dar asta nu inseamna ca este eficient pentru a contabiliza afacerea de dimensiuni medii in crestere.

Pe masura ce afacerea dvs creste, iar veniturile anuale ajung la sume considerabile, aceste tipuri de contabilitate part-time ar putea fi peste atributiile lor.

Si sunt o multime de chestiuni de inteles cand este vorba de nevoile contabile si de contabilitatea companiilor cu crestere rapida. Iata cateva dintre secretele de contabilitate pe care orice contabil actual se poate sa nu le cunoasca.

A urma principiile de contabilitate general acceptate necesita utilizarea metodei de contabilitate prin angajamente, mai degraba decat metoda bazata pe numerar. Ca orice companie cu crestere rapida, si a dumneavoatra isi doreste o contabilitate in conformitate cu legile si normele locale.

Dar, de multe ori, in cadrul afacerilor mici, cu angajati care nu sunt cu adevarat contabili, acestia nu cunosc standardele. Conform acestora, balanta trebuie sa se faca in primul rand cu modul in care cheltuielile si veniturile sunt inregistrate pe bilanturi.

Dar, exista o serie de alte principii care trebuie respectate, asigurand acuratetea, onestitatea, promptitudinea si utilitatea datelor financiare.

Impozitele pe salarii pot fi complicate in cazul in care angajatii lucreaza si in strainatate. In statele care nu au incheiat acorduri de reciprocitate, angajatorii trebuie sa retina impozitele pe salarii atat in statul in care locuieste angajatul, cat si in statul in care acesta lucreaza.

In cazul in care un angajat, de exemplu, traieste in Iasi, dar face naveta pentru a lucra intr-un birou din Chisinau, acesta este un fenomen obisnuit si ar fi cel mai probabil infiintat atunci cand angajatul incepe treaba.

Dar, anumiti angajati pot trai in acelasi stat in care lucreaza de cele mai multe ori, facand naveta intr-un alt stat pentru apeluri si oportunitati de a face vanzari. Acest lucru se intampla frecvent in industria de contractare, cand echipele de constructori si instalatori si-ar putea face de lucru intr-un stat vecin.

Chiar daca din punct de vedere al slarizarii, compania se ingrijeste de toate aceste aspecte, inregistrarile contabile trebuie sa reflecte, de asemenea, situatia cu acuratete.

Multe intreprinderi de dimensiuni medii au erori in contabilitate, atunci cand vine vorba de retinerea taxelor peste granitele statale. Erorile se pot aduna si conduce in final la un audit fiscal, intr-un scenariu din cel mai rau caz.

Asta ca sa nu mai vorbim de haosul creat la depunerea declaratiilor fiscale in celalalt stat pentru a solicita restituirea impozitelor pe venit.

Sisteme de management al inventarului pentru firme

Inventar periodic sau unul perpetuu ? Firma ta de care are nevoie? Care este diferenta dintre cele doua sisteme de gestionare a stocurilor? Majoritatea intreprinderilor mici folosesc in continuare managementul inventarului periodic, desi managementul inventarului permanent devine din ce in ce mai popular.

Dezvoltarea tehnicilor de scanare cu computerul sunt din ce in ce mai sofisticate, inventarul permitand utilizarea regulata a sistemelor continue ale stocului companiilor.

Tot mai multe intreprinderi folosesc scanere la punctele de vanzare, iar in conformitate cu principiile contabile general acceptate, acestea pot utiliza fie sisteme continue ale stocului, fie sisteme de inventar periodice.

Ce este un sistem al inventarului permanent?

Un sistem de inventar perpetuu este o metoda de urmarire continua reprezentand vanzarile intr-un cont de inventar in cazul in care nu exista niciun furt sau marfa deteriorata.

Este un sistem de gestiune a stocurilor care se activeaza automat in magazin dupa fiecare tranzactie. Acesta elimina necesitatea inchiderii magazinului in mod constant, deoarece sistemele de inventariere perpetuu permit inventarierea continua. Sistemele de inventariere pastreaza o functionare a contului de inventar al companiei.

Sistemele de inventar perpetuu implica o evidenta mai stricta decat sistemele de inventariere periodice. Fiecare obiect de inventar este pastrat intr-un registru separat. Aceste registre de inventar contin informatii cu privire la costul bunurilor vandute, achizitii si inventar, pe de alta parte.

Sisteme de management ale inventarului permanent permit un grad ridicat de control al marfurilor companiei de catre conducere.

Managementul inventarului perpetuu este folosit in general de companiile care au capacitatea de a scana obiectele de inventar vandute si care folosesc la punctul de vanzare sistemele de inventariere.

Ce este un sistem de inventariere periodica?

Un sistem de inventariere periodica nu are nevoie de o urmarire de zi cu zi a inventarului fizic. Achizitiile, costul bunurilor vandute si inventarul, pe de alta parte, nu pot fi urmarite pana la sfarsitul perioadei de timp contabile. Cand se realizeaza un inventar fizic si acesta este incheiat se compara suma cu achizitiile facute.

Managementul inventarului periodic permit unei companii sa stie cand incepe si cand se termina un inventar, dar nu urmareste stocul contabil de zi cu zi. Acest lucru inseamna ca nu exista informatii periodice.

Daca detineti o afacere si sunteti la inceput de drum, managementul periodic al inventarului este cu siguranta o optiune mai buna cu un simplu registru de numerar si a unei proceduri de contabilitate simpla.

Daca vindeti servicii mai degraba decat produse, este posibil sa nu fie nevoie de un sistem de gestionare a inventarului.

Ce presupune un serviciu contabil profesionist

In lunile sau anii de cand ai devenit proprietar de afaceri, de cate ori vi s-a spus ca aveti nevoie de servicii de contabilitate? Daca esti ca majoritatea proprietarilor de afaceri, raspunsul este, probabil, ca de o multime de ori.

Din momentul in care ai deschis portile pentru prima data si a colectat primul leu, consilieri, parteneri si alti asociati bine intentionati v-au sugerat fara indoiala un serviciu de contabilitate pentru a ajuta la mentinerea conturilor si a finantelor companiei dumneavoastra pe drumul cel bun.

Daca ati ignorat pana acum sfatul, ar putea fi un moment bun pentru a incepe sa faci ceva cercetare inainte de a sapa gaura mai adanc, pentru ca un serviciu de contabilitate face mai mult decat sa inregistreze datoriile si creantele, acesta garantand securitatea, puterea si succesul muncii tale.

Un serviciu de contabilitate ofera o abordare pe trei niveluri, pentru dezvoltarea si mentinerea proceselor financiare globale ale companiei dumneavoastra si de management. Prima a fost creata de catre specialistul in software de contabilitate.

Acesta creeaza fisierul de date contabile, astfel incat sa fie adaptat la nevoile specifice ale dumneavoastra si ale afacerii. Tot el se va asigura ca aveti acces la software-ul si rapoartele de care aveti nevoie.

Urmatorul este contabilul insarcinat. Stim cu totii indatoririle de baza ale unui contabil: de a urmari datoriile si creantele si pastra toate tranzactiile financiare indocumentate. Suna destul de simplu, dar exista mult mai multe cerinte de la un astfel de job decat cele de la prima vedere.

Un contabil complet poate administra, de asemenea, salarizarea, depozitarea, crearea si mentinerea rapoartelor financiare lunare, gestionarea in continua schimbare a taxelor de vanzare precum si impozitele trimestriale si retinute la sursa.

De asemenea, contabilii reconciliaza declaratii bancare la conturile interne si chiar ajuta in timpul unui audit intern sau alte controale.

Fie ca doriti sa obtineti un imprumut de afaceri, raspunde la un auditor sau pur si simplu elabora planul de buget si de afaceri de anul viitor, aveti nevoie de ajutorul unui contabil complet.

Ei te pot ajuta sa te asiguri ca fiecare dintre aceste sarcini sunt completate corect, in timp util si ca acestea sunt suficient de precise pentru a fi cu adevarat utile.

Intre specialistul software si contabil va incepe sa se creeze un set de controale si de echilibru in cadrul afacerii.

Cheltuielile departamentelor vor fi inregistrate individual si analizate de catre contabil, conturile de creante si datorii vor fi evaluate si indeplinite, iar cheltuielile companiei sunt puse in contrast cu bugetul de revizuire si analiza, care poate ajuta la identificarea ineficientei si crearea unor bugete viitoare mai precise.

Modalitati de imbunatatire a conturilor de plati

Multe societati incep cu practici contabile mai degraba intamplatoare, mai ales atunci cand vine vorba de conturi de platit si conturi de primit. In cazul in care conturile sunt mentinute la toate, sunt bune sanse ca afacerea sa utilizeze practicile de contabilitate de baza de numerar, in locul metodei de acumulare.

Si acest lucru poate face ravagii pe rapoartele conturilor de plti, mai ales ca o afacere creste la o firma cu venituri anuale in mii de lei. Cum va puteti imbunatati conturile departamentului de contabilitate pentru ca procedurile de plati sa devina mai eficiente?

Explorand baza de numerar si angajamentele contabile

In primul rand, aceasta ajuta la intelegerea diferentelora dintre baza de numerar si contabilitatea de angajamente. Contabilitatea pe baza de numerar este utilizata in mod obisnuit de catre proprietarii de afaceri foarte mici si proprietari unici.

In aceasta baza, veniturile sunt raportate atunci cand sunt primite in numerar, iar cheltuielile sunt raportate in cazul in care platile se face numerar.

In contabilitatea de angajamente, veniturile sunt raportate atunci cand se primeste numerar, dar cheltuielile sunt raportate in cazul in care acestea apar.

Datoriile pe termen scurt

Dupa cum puteti vedea, exista o mica, dar mare diferenta de principiu intre metodele contabile. Sa vedem ce face o mare diferenta in stabilirea bugetului si a rentabilitatii pentru o afacere.

Sa presupunem ca conturile dvs de plati sunt de multe ori cu intarziere si ca va lasati factura de telefon neplatita timp de trei luni.

Acum va tebui sa platesti in numerar o factura de trei ori mai mare dintr-o data. Iar daca folosesti contabilitatea pe baza de numerar, vei inregistra cheltuiala in acea luna, de asemenea.

Cheltuielile pentru cele doua luni anterioare vor parea neobisnuit de mici, in timp ce cheltuielile in aceasta a treia luna vor fi umflate artificial. Acest lucru face o diferenta urisa, chiar daca va platiti facturile la timp, in cazul in care aveti si un anumit termen de plata stabilit cu furnizorii.

Se poate face, de asemenea, o mare diferenta in conturile situatiilor financiare de plati atunci cand platim taxe trimestriale. Iar cel mai important aspect este ca ceea ce nu se potriveste cheltuielilor cu veniturile aferente, poate contribui la generarea altor cheltuieli.

Acest lucru este important mai ales daca aveti inventar, daca sunteti un antreprenor care cumpara materiale specifice fiecarui proiect sau chiar daca sunteti o companie de tehnologie care trebuie sa faca investitii mari in componente hard, software sau talente pentru dezvoltarea de produse specifice sau lansari.

Contabilul si expertul in soft financiar

Pentru unii proprietari de afaceri, sarcina de a gasi servicii de contabilitate bune care sa se ocupe de nevoile lor zilnice de afaceri poate fi pe picior de egalitate cu gasirea Sfantului Graal.

Este o cautare fara sfarsit, care rareori duce la satisfactie deplina. Marea problema pare sa fie intotdeauna gasirea unui contabil care are o multime de aptitudini si este, de asemenea, adaptabil la schimbare.

In special la schimbarile tehnologice. Dar, nu in toate intreprinderile mici contabilii trebuie sa fie si expert in soft si tehnologie.

In ziua de astazi, activitatea de contabilitate a devenit una extrem de automatizata. S-au dus zilele, si unii ar putea spune chiar bine ca am scapat de tonele de hartie, cand inregistrarile contabile se faceau cu pixul.

Iar un contabil care nu a imbratisat cresterea de programe automate, software de contabilitate ale secolului 21 nu este cineva pe care multi proprietari de afaceri vor dori sa-l pastreze pe statul de plata pentru mult timp.

Cu toate acestea, chiar si cele mai mari provocari tehnologice ruleaza in mentinerea abilitatilor lor tehnice si stau pe muchie de cutit fara sprijin pentru formare si dezvoltare din partea angajatorilor.

Cautand servicii contabile la o terta parte, proprietarii de afaceri pot o data pentru totdeauna rupe metodele vechi pentru a adera suta la suta la practicile contabile complet virtuale, automatizate.

Si pot face acest lucru fara povara mentinerii cunostintelor tehnice si de formare care gestioneaza aceste automatizari si integrari pe care le necesita. In plus, cresterea tehnologiei in contabilitatea online a pus la dispozitie mult mai multe optiuni in ambele structuri de software si de munca.

Pentru inceput, exista o multime de tehnologie integrata suplimentara, care transforma un soft contabil dintr-o platforma buna intr-un sistem care functioneaza exact cum afacerea ta are nevoie.

Ai nevoi complexe de inventar, probleme de urmarire a timpului sau nevoi specifice de raportare cheltuieli si de management? Ai putea fi uimit sa afli ca exista o multime de aplicatii in terte parti de contabilitate, care se integreaza perfect cu softul tau si sunt raspunsul la nevoile tale.

Cu toate acestea, nu totul se opreste aici. In plus fata de a avea integrarile corecte, aveti nevoie de cunostinte corecte despre modul de utilizare si de parghiile necesare acestor sisteme.

Acest lucru inseamna identificarea domeniilor cheie pentru formare, crestere si dezvoltare nu numai in sistemele dumneavoastra, ci si in cunostintele angajatilor care sa le utilizeze corect.

Aceasta inseamna, de asemenea, angajarea unor profesionisti de contabilitate pentru a obtine recomandari si pentru a va ajuta in compararea sistemelor si pachetelor. La urma urmei, exista zeci si zeci de optiuni pentru aproape fiecare tip de contabilitate si nu toate sunt create egal.