Evaluarea unui expert in contabilitate

Atunci cand se evalueaza competenta si compatibilitatea unui expert contabil pe care iti doresti sa-l angajezi, cere candidatilor sa-ti explice cum s-ar ocupa de situatii relevante pentru tine.

De exemplu: Cum te-ai descurca cu un audit de la biroul de finante publice venit sa caute si sa verifice cheltuielile in privinta autoturismelor de la firma? Asculta raspunsurile si apoi poti decide daca asta e modul in care doresti ca afacerile tale sa fie manipulate.

Realizeaza, de asemenea, ca, avand un contabil care are o abordare diferita, poate fi un lucru bun. Doar sa fii sigur ca acel contabil nu te preseaza in a face lucruri cu care nu te simti confortabili sau care nu te reprezinta si nu-ti fac cinste.

Taxele: intrebati in avans despre acest aspect. Cele mai multe firme de contabilitate taxeaza la ora, iar tarifele variaza de la cateva sute de lei la cateva sute de dolari.

Cu toate acestea, altii lucreaza pe un avans lunar. Ia o serie de citate de la diferiti contabili in acest sens in timpul interviurilor. De asemenea, incercati sa obtineti o estimare a taxele totale anuale pe baza serviciilor pe care le-ati discutat.

Nu-ti baza decizia angajarii exclusiv pe costuri. Cu toate acestea, daca un contabil percepe un tarif orar mai mare este probabil sa fie mai experimentat si capabil sa lucreze mai repede si mai eficient decat un novice care iti incarca mai putin nota de plata.

De asemenea, fii sigur ca vei cere referinte, in special de la clienti din industrie. Apeleaza la ei pentru a afla cat de multumiti au fost de serviciile contabilului, de taxele percepute si de disponibilitatea sa.

Profita din plin de relatia cu contabilul

Dupa ce faci o alegere, urmeaza sa precizezi termenii acordului intr-o scrisoare de angajament.

Documentul ar trebui sa detalieze toate conditiile si declaratiile pentru a fi pregatit, precum si tarifele cu care urmeaza sa fie incarcata factura. Acest lucru te asigura atat pe tine cat si pe contabil ca aveti aceleasi asteptari.

De asemenea, abtine-te pana esti sigur de incheierea acordului cu viitoarea firma de contabilitate. Nu inmana contabilului o cutie de pantofi plina cu chitante.

Noteaza detaliile tuturor controalelor in registrul special al societatii, indiferent daca acestea sunt pentru utilitati, consumabile si asa mai departe.

De asemenea, pentru a identifica sursele de venit pe fisele tale de depozit bancar este mai bine sa mentii inregistrarile cu cat mai mult cu atat mai bine.

Cu cat esti mai atent in toate hartiile pe care le obtii, cu atat mai putin timp va trebui sa petreaca contabilul pentru a le descifra, iar timpul economisit poate insemna tarife percepute reduse.

Decizii cheie in contabilitate la inceput de drum

Pornirea unei afaceri poate fi un proces coplesitor, dar daca urmati aceasta lista, veti avea o ordine de stocare a finantelor inca de la inceput.

Prin deschiderea tipului corect de cont bancar puteti determina cat de mult profit va va aduce fiecare produs vandut, iar aceste sarcini vor contribui la succesul afacerii dumneavoastra, acum si pe masura ce aceasta va creste.

Determina modul in care vei fi platit

Cand vanzarile incep sa se ruleze, ai nevoie de un mod de a accepta platile. Daca sunteti un proprietar de magazin de exemplu, puteti opta pentru a accepta plati cu card de credit.

Acest lucru va scuteste de efortul de a crea un cont de comerciant sau sa platiti o terta parte pentru aceste servicii. Daca doriti sa acceptati plati cu card de credit va fi nevoie de un cont de comerciant sau puteti utiliza un al treilea procesor de plata, precum PayPal, binecunoscut deja.

Un cont de comerciant este un tip de cont bancar care permite afacerii dumneavoastra sa accepte un card de credit pentru plati catre clienti. Daca utilizati o terta parte ca procesor de plata, taxele sunt, in general, in jur de 2,9 la suta pe tranzactie.

Stabilirea unor proceduri fiscale de vanzari

Lumea internetului online a zguduit reglementarile fiscale de vanzari si comerciantii sunt, desigur, un pic confuzi din cauza unor probleme de localizare.

Atunci cand un client intra intr-un magazin traditional de vanzare cu amanuntul, acesta plateste conform bonului fiscal primit, indiferent de statul sau provincia in care face achizitia si indiferent daca traieste in acel oras sau doar il viziteaza.

Cu toate acestea, atunci cand vinde on-line, de multe ori comerciantul vinde pentru clienti care locuiesc in diferite orase si chiar tari.

Vanzarea pentru clientii internationali pot fi mai usoare decat vanzarile interne, deoarece de multe ori nu au nevoie de a percepe impozitul la vanzare. Pentru unuii proprietari de magazine, achizitiile internationale sunt scutite de impozit, de asemenea.

Cu toate acestea, astfel de activitati pot ridica probleme si complicatii in functie de tara in care locuiti. Deci, verificati cu un contabil informatiile detaliate cu privire la reglementarile din statul dumneavoastra, specifice si referitoare la politica fiscala internationala de vanzari.

Determinarea obligatiilor fiscale aferente

Obligatiile fiscale variaza in functie de structura juridica a afacerii. Daca este vorba de o forma juridica independenta, proprietate exclusiva sau parteneriat, vei inregistra veniturile comerciale in declaratia de impozit personal.

Corporatiile, pe de alta parte, sunt entitati impozitate separat si sunt taxate in mod independent de proprietari.

Conturile de plati si impactul acestora asupra profitabilitatii

Datoriile, situate intr-o coloana speciala a bilantului unei companii, sunt ceea ce societatea datoreaza furnizorilor sau vanzatorilor de la care cumpara marfa si alte consumabile.

Conturile de plati sunt un pasiv curent si sunt listate in partea dreapta a bilantului . De la acestea se asteapta sa fie rambursate catre furnizori in termen de un an.

Datoriile pe termen scurt sunt la fel ca facturile neachitate pe care le ai ca individ. La fel ca orice alt activ sau pasiv, conturile de platit, facturile neplatite ale companiei pot avea un impact mare asupra profitabilitatii.

Ele pot fie sa creasca profitabilitatea companiei sau pot face ca aceasta sa o ia intr-adevar intr-o directie gresita. Doua moduri principale prin care conturile de plati ar putea afecta profitabilitatea companiei sunt relatiile companiei cu furnizorii sau vanzatorii sai si fluxul de numerar al companiei.

Relatiile cu furnizorii

Furnizorii sau vanzatorii sunt cei care asigura afacerii marfa de inventar si alte consumabile. Este crucial ca operatiunile companiei sa mentina relatii bune cu furnizorii lor.

Singurul lucru pe care este important sa-l faca o companie pentru a mentine relatiile cordiale cu furnizorii este de a plati facturile la timp. Conturile de gestionare, din pacate, pot fi achitate greoi.

Pe masura ce o companie creste, numarul de furnizori se mareste, iar facturile pe care le are de platit de asemenea. Astfel, relatia dintre furnizori si management devine importanta la nivel de companie.

Managementul relatiilor cu furnizorii implica o relatie reciproc avantajoasa intre companie si fiecare furnizor. Relatiile bune cu furnizorul ofera o situatie win-win pentru companie si pentru furnizor. Furnizorii vor inmulti ofertele bune pentru companie.

Ei vor sugera produse noi si mai bune pentru companie. Ei vor lucra cu compania in baza anumitor politici sau termene de livrare. Un bun furnizor conduce la cresterea eficientei companiei, iar bunele relatii cu furnizorul trebuie sa fie cultivate.

In cazul in care societatea isi plateste facturile la timp, cultiva in mod activ relatii bune cu furnizorii sai, nu renunta la ei fara motiv si pastreaza liniile de comunicare deschise, un furnizor de cuvant ar trebui sa ofere inapoi companiei cele mai bune conditii de creditare posibile.

La randul lor, conditiile de creditare comerciale vor maximiza profitabilitatea companiei.

Pe masura ce afacerea ta creste, vei dori, probabil, sa treaci si la alte sisteme contabile si de gestiune a stocurilor, unele care va vor permite sa aprofundati soldurile conturilor in orice moment din zi.

Cum afecteaza diferentele sezoniere prognoza fluxului de numerar

Estimarea corecta a numerarului si a fluxului de incasari poate face sa creasca sau pune pe butuci o afacere.

Proprietarii de afaceri trebuie sa stie cat de mult numerar au la indemana pentru cheltuieli esentiale de afaceri, fie pentru a se sprijini pe liniile de credit, fie pentru a efectua inventarul necesar supravietuirii afacerii.

Sezoanele lente fac din fluxul de numerar exact o prognoza dificila, in special in cazul in care afacerea este deosebit de sezoniera. Cu toate acestea, daca afacerea vinde produse sau furnizeaza servicii, exista cele mai bune practici de aplicat pentru a ajuta la asigurarea corecta a fluxului de numerar pe tot parcursul anului de prognoza.

1. Uita-te la tendintele istorice din cadrul companiei

Ai o multime de date, astfel incat nu ezita sa le utilizezi. Este posibil sa nu aveti numere exacte daca ati experimentat o crestere rapida, dar va puteti compara tendintele istorice pentru a descoperi fluxul de numerar aproximativ in timpul anotimpurilor mai lente ale anului.

Aceasta metoda functioneaza cel mai bine daca aveti o perioada mai lunga de date pentru a avea cu ce sa lucrati, cum ar fi in ultimii cinci ani sau cam asa ceva.

Pentru startup-uri si intreprinderi in stadiu incipient, te poti sprijini pe datele din industrie pentru a ajuta la proiectarea suisurilor si coborasurilor de sezon. Daca aveti un mentor in industrie sau un grup profesional, ajungeti la el pentru ajutor in constatarea si analiza datelor.

Este posibil sa doriti sa investiti intr-o cercetare de piata de la companii similare pentru a obtine puncte de date suplimentare, in cazul in care industria de date este limitata sau dificil de stabilit.

2. Acorda atentie datelor externe

Vanzarile personale si industria de date nu exista intr-un vid. Pastreaza un ochi la pulsul a ceea ce se intampla in economie si in guvern pentru a face noi reglementari sigure, schimburi de piata si evenimente actuale. Toate aceste informatii pot semnaliza o schimbare major in cadrul unei afaceri.

In cazul in care datele de vanzari se bazeaza pe disponibilitatea anumitor materii prime si o seceta record a redus in mod semnificativ sursele de aprovizionare, datele istorice nu pot fi informatiile cele mai elocvente.

3. Ramai conservator in abordare, chiar si in cazul in care proiectiile arata bine

Prognozarea fluxului de numerar nu este o stiinta exacta si este important sa nu fii prea optimist cu privire la cat de mult flux de numerar te asteapta.

Atentia te poate ajuta sa eviti loviturile date de perioadele in care nu aveti niciun flux de numerar si deficitul rezultat este egal cu platile intarziate catre furnizori, dependenta de liniile de credit si probleme mai grave.

Proiectiile din industrie pot avetiza unul dintre sezoanele lente intr-o perioada rapida de ritm, dar circumstante neprevazute pot rani vanzarile si stramba proiectiile.

Protejati-va afacerea prin abordarea unui mijloc adecvat de estimare a fluxului de numerar.

Sfaturi contabile de la experti: intelegerea diferentelor dintre diviziuni si clase

Capacitatea de a sorta tranzactiile contabile prin diviziuni definite de utilizator si clase in programul de contabilitate este o modalitate foarte buna de a urmari si de a analiza ce domenii ale afacerii dvs sunt cele mai profitabile.

Din pacate, in multe intreprinderi sunt contabili care nu profita pe deplin de aceasta optiune, deoarece ei nu inteleg in mod clar diferenta dintre diviziuni si clase si cum sa le foloseasca. Sa speram ca exemplele urmatoare vor clarifica unele dintre confuzii in acest sens.

Folosirea diviziunilor in soft

Daca va doriti externalizarea serviciilor de contabilitate pentru a va fi furnizate rapoarte separate de profit si pierderi pentru diferite domenii ale afacerii, crearea de subdiviziuni le va permite sa faca acest lucru. Iata cateva exemple de diviziuni ce pot fi setate in aproape orice soft de contabilitate pentru diferite modele ale industriei de constructie:

Servicii de contabilitate: salarizare, datorii pe termen scurt, facturare, full service

Contractor mecanic: serviciul rezidential, serviciul comercial, constructii noi

Contractor constructii: bai, bucatarii, toata casa, reparatii

Dupa cum se poate vedea cu exemplul prezentat, modul in care alegeti sa impartiti serviciile este in totalitate alegerea voastra si poate diferi de la o afacere la alta. Prin selectarea unei diviziuni la crearea unei facturi, veniturile din factura vor fi etichetate in mod corespunzator pentru aceasta divizare.

Selectati o divizie la introducerea unui proiect de lege, a unui furnizor, pentru a autentifica costurile de materiale sau servicii specifice acestei sarcini.

Cu acest proces o afacere poate rula apoi rapoarte ale diviziei de profit si pierderi care ne arata veniturile, costurile si profitul brut pe roluri distincte in cadrul companiei.

Folosirea claselor in softul contabil

Clasele functioneaza similar cu diviziunile. Cu toate acestea, fiecare element pe o factura a furnizorului sau factura a clientului poate avea o denumire de clasa separata. Clasele pot fi numere de locuri individuale sau nume folosite cu sau fara diviziuni.

O analiza mai profunda a unei diviziuni poate fi asigurata de subsectiunile reprezentate prin clase. Iata cateva exemple de moduri in care clasele pot aduce informatii suplimentare pentru o afacere.

Prin serviciul de sub-sectiuni:

Diviziunea: Serviciul rezidential; Clasele: instalatii sanitare, de incalzire, aer conditionat

Diviziunea: Serviciu comercial; Clasele: instalatii sanitare, instalatii de incalzire, aparat de aer conditionat

Diviziunea: Constructie noua: Clase: aceleasi ca mai sus.

Utilizarea numerelor de locuri de munca sau nume ca si clase prevede ca externalizarea contabilitatii sa se faca usor atat pentru contractori cat si pentru furnizori de servicii.

Acest lucru poate fi benefic in special atunci cand clientii unui contractor pot avea mai multe proiecte facturate pe tot parcursul unui an. Contabilitatea contractantului poate rula un raport de profit si pierdere pe clasa pentru a vedea rapid ce sarcini au fost cele mai profitabile.